□ 宗 樾

    時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為4個“象限”：既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)，重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓、制定防范措施等)，緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)，既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)。

    按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標，而后者不能。

    第一象限：重要又急迫的事

    諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。

    這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。但也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足而變成迫在眉睫的。

    該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃，導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

    第二象限：重要但不緊急的事

    主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

    荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使人們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。

    這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎忙。

    第三象限：緊急但不重要的事

    電話、會議、突來訪客都屬于這一類。

    表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓人產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

    第四象限：不緊急也不重要的事

    閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。

    我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。《中國質(zhì)量報》